Analitzant el control d’inventaris: Tot el que cal saber

En el vertiginós món de la tecnologia logística la velocitat i la precisió són dos factors cada vegada més imperatius. Davant d’aquest escenari, el control d’inventaris ha esdevingut un component vital per optimitzar l’eficiència operativa, ja que no només controla l’estoc, sinó que és una peça clau per millorar el rendiment de la cadena de subministrament en un sector altament dinàmic i competitiu. Però què implica exactament el control d’inventaris per a les empreses logístiques?

Què és un control d’inventaris?

El control d’inventaris implica l’ús d’eines molt complexes i sofisticades, però el concepte base és força senzill: Es tracta del procés de supervisar i gestionar els productes emmagatzemats per una empresa. Això abasta tant els béns físics (com servidors, maquinari, dispositius) com els intangibles (llicències de programari, codis font, actius digitals), encara que per a les empreses de logística se centra sobretot en les matèries i productes emmagatzemats per a la seva distribució. Essencialment, implica mantenir un registre precís d’allò que es posseeix, on està ubicat i com s’està fent servir.

A més, el control d’inventaris gestiona el flux dels productes o matèries primeres des de l’adquisició fins a la fase següent del procés de producció, venda o consum final. En resum, l’objectiu principal del control d’inventaris és garantir que una empresa tingui la quantitat adequada de productes disponibles en el moment adequat, i evitar tant els trencaments d’estoc com l’excés.

Per què és important el control d’inventaris en una empresa logística?

Com hem comentat, el control d’inventaris va més enllà de saber si un determinat producte o material està disponible al magatzem. Què més ens facilita una gestió correcta de l’inventari?

1. Optimització de recursos: Un control d’inventaris eficient permet a les empreses assignar recursos de manera òptima i minimitzar la inversió en inventari excessiu al mateix temps que garanteix la disponibilitat de productes.
2. Compliment normatiu: En un entorn regulat, com ara el de la logística, mantenir registres precisos d’inventari és essencial per complir els requisits legals i normatius.
3. Optimització de processos: El control d’inventaris eficient ajuda a optimitzar els processos interns, des de la recepció i l’emmagatzematge fins a l’enviament i la reposició.
4. Reducció de costos: Una gestió efectiva de l’inventari pot reduir els costos associats amb l’emmagatzematge, l’obsolescència i la pèrdua de productes.
5. Millora del servei al client: En mantenir nivells adequats d’inventari, les empreses poden complir amb les demandes dels clients de manera oportuna, cosa que millora la satisfacció del client i la reputació de l’empresa.
6. Presa de decisions informada: Mantenir dades precises sobre l’inventari proporciona als gerents informació crítica per a la presa de decisions estratègiques relacionades amb la producció, compres i màrqueting.

A més, els sistemes d’automatització de magatzems, com la robòtica i els sistemes de picking automatitzats, que agiliten el procés d’emmagatzematge i recuperació d’inventari.

Principals components d’un sistema de control d’inventaris

A l’hora de definir un bon sistema de control d’inventaris, cal tenir en compte una sèrie de components més enllà del programari que centralitzarà tota l’operativa:

1. Programari de gestió d’inventaris: Aquest programari ha de ser capaç de gestionar múltiples ubicacions d’emmagatzematge, portar un registre dels moviments d’inventari a temps real i generar informes detallats sobre l’estat de l’inventari.
2. Codis de barres i tecnologia RFID: La utilització de codis de barres i tecnologia d’identificació per radiofreqüència (RFID) permet una identificació ràpida i precisa dels productes en inventari. Això facilita el seguiment dels productes al llarg de la cadena de subministrament i redueix els errors associats amb l’entrada manual de dades.
3. Sistema d’etiquetatge: Un sistema d’etiquetatge clar i coherent facilita la identificació dels productes emmagatzemats. Les etiquetes han d’incloure informació com el codi de producte, la descripció, el número de sèrie (si s’escau) i la ubicació d’emmagatzematge.
4. Processos estàndard: Cal establir uns procediments estàndard per a la recepció, emmagatzematge, recollida i enviament de productes, com ara la definició de protocols per a la verificació de la precisió de les comandes, la rotació d’inventari (per exemple, el mètode FIFO o LIFO), i la gestió de devolucions.
5. Sistemes d’alerta i notificació: Ens permetran saber quan els nivells d’inventari assoleixin llindars mínims o màxims predefinits, per garantir que es facin proveïments d’inventari de manera oportuna.
6. Integració amb sistemes de gestió de magatzems (SGA): Aquesta integració facilita la coordinació entre la gestió d’inventari i altres activitats com ara la recepció de mercaderies, el picking i l’embalatge de comandes. ​
7. Anàlisi de dades: Per avaluar el rendiment de l’inventari, identificar tendències i oportunitats de millora i prendre decisions informades sobre la gestió de l’inventari. Això inclou anàlisis de rotació d’inventari, anàlisi d’obsolescència i anàlisi de tendències de demanda.
8. Capacitació del personal: Proporcionar capacitació adequada al personal encarregat de la gestió d’inventari per assegurar que estiguin familiaritzats amb els processos i els sistemes utilitzats, així com amb les millors pràctiques de gestió d’inventari.

Quins són els principals mètodes de control d’inventaris?

1. Mètode FIFO (first in, first out): Aquest mètode assumeix que els primers productes adquirits són els primers a ser venuts o utilitzats.
2. Mètode LIFO (last in, first out): En contrast amb FIFO, LIFO assumeix que els darrers productes adquirits són els primers a ser venuts o utilitzats.
3. Mètode de cost mitjà: Aquest mètode calcula el cost mitjà dels productes en inventari i l’utilitza per valorar les vendes i l’inventari final.
4. Just a Temps (Just In Time): Aquest enfocament implica rebre i utilitzar inventari només quan cal per minimitzar l’emmagatzematge i els costos associats.

Si vols més informació sobre aquest punt, consulta el nostre article sobre Tipus de control d’inventari.

Millors pràctiques per a una gestió efectiva de l’inventari

A més de comptar amb uns processos ben definits i amb les eines i les tecnologies adequades, hi ha unes bones pràctiques que l’equip hauria de tenir en compte:

1. Mantenir un registre precís de tots els moviments dinventari.
2. Establir punts de comanda, com ara llindars d’inventari mínim i màxim, per reordenar productes de manera oportuna.
3. Fer auditories regulars per verificar la precisió dels registres d’inventari.
4. Implementar tecnologies i eines de gestió d’inventari per millorar-ne l’eficiència i la precisió.
5. Formació del personal: Capacitar el personal en les millors pràctiques de gestió d’inventari i procediments operatius.

El control d‟inventaris és un pilar fonamental en l’estratègia operativa de les empreses logístiques. Una gestió eficient no només millora l’eficiència interna i la rendibilitat, sinó que també enforteix la capacitat de l’empresa per adaptar-se ràpidament a les demandes del mercat i proporcionar un servei excepcional als clients.