Un TMS (transport management system) és un programari de gestió de transport que permet a les empreses automatitzar els seus processos logístics, per millorar-ne l’eficiència.

El fet d’utilitzar un TMS ens ajuda a fer que el transport no només sigui més eficient, sinó, en funció del programari, que sigui un transport intel·ligent, que optimitzi rutes de forma predictiva, controli la paqueteria, i ens proporcioni mètriques i indicadors clau . A més, aquests sistemes contribueixen a fer que el transport sigui també més sostenible, ja que en optimitzar les rutes es disminueix el consum de combustible, i per tant les emissions de CO2.

Com a la resta de programaris per a logística i transport, el primer que hem de demanar a aquest tipus de sistemes és que siguin flexibles, és a dir, que les seves funcionalitats es puguin adaptar a les necessitats específiques de la nostra empresa. Tot i això, hi ha unes funcionalitats que solen ser habituals:

• Informació en temps real, ja sigui en conjunt, de totes les rutes de transport o d’una comanda específica. És essencial que el TMS permeti controlar l’estat del transport de les mercaderies.
• Sincronització, és a dir, poder coordinar el transport amb el magatzem, amb l’empresa logística proveïdora i amb el destinatari de la mercaderia, ja sigui un client intermediari o el client final. La traçabilitat és essencial en logística.
• Optimització de les rutes de transport, tant a nivell global, com de forma específica per a cada transportista, especialment si hi ha incidències a les rutes que es van definir inicialment.

Els programaris de transport i logística són essencials per poder gestionar correctament la complexitat de la cadena de subministrament actual, i optimitzar el transport especialment a l’anomenada “última milla”, un punt crític on es concentren la majoria de costos de la cadena de subministrament, així com els errors. Els principals avantatges de fer servir un programari de transport i logística són:

• S’agilitza tot el procés logístic, des de la recollida al magatzem, les rutes de lliurament, i fins i tot els processos de logística inversa.
• Informació precisa i en temps real de tota la cadena de subministrament (traçabilitat).
• Millor integració amb proveïdors, clients i client final.
• Reducció dels errors per processos manuals o no automatitzats.
• Reducció de costos.
• Més satisfacció del client.

Avui cada empresa ha de tenir clares les seves necessitats i requeriments a l’hora d’escollir un programari, ja que el mercat compta amb infinitat de solucions. Els principals criteris que cal tenir en compte són els següents:

• Triar un programari específic per a empreses de transport. Els programaris genèrics que després s’adapten per sector o empresa, acaben no responent de la mateixa manera, per això és millor escollir un proveïdor que desenvolupi programari per al nostre sector.
• La integració és essencial, tant amb altres programes interns de facturació i comptabilitat, com amb programes de tercers i externs, com amb la xarxa de magatzems.
• Ens hem d’assegurar que l’empresa proveïdora disposi d’un bon equip de suport, que ens ajudi tant amb la implementació com amb formació i suport davant de qualsevol incidència, i que faci actualitzacions periòdiques.
• Que el programa sigui flexible i escalable, per respondre tant a les nostres necessitats actuals com a les que tinguem a mig i llarg termini.

Les empreses de transport es mouen en un sector cada cop més complex, a causa tant de l’increment de les comandes en línia com de la sobresaturació de les rutes de transport en si, i l’estrès que pateix la cadena de subministrament a nivell global. Per això, necessiten eines que els permetin optimitzar els seus processos, sobretot en relació amb la rapidesa i l’eficiència de les rutes de transport.

Amb un programa per a transportistes, les empreses aconsegueixen optimitzar les seves rutes perquè siguin més ràpides, tant en la planificació com en la recerca d’alternatives davant d’incidències, poden automatitzar tasques per guanyar rapidesa i minimitzar errors, com el lliurament per email de comprovants de recepció mercaderies, i millorar la comunicació entre les parts implicades, amb una millor traçabilitat de la mercaderia. A més, l’optimització de les rutes també es tradueix en una reducció del consum de combustible.

Cada empresa té uns requeriments diferents, en funció de la seva mida, del sector on operi (transport urbà, transport de mercaderies refrigerades, transport internacional…). Tot i això, hi ha unes consideracions que solen ser comunes a totes les empreses:

• Traçabilitat: Avui dia cap empresa de transport no pot valorar un programari que no li ofereixi una traçabilitat precisa i en temps real de les mercaderies.
• El càlcul i l’optimització de la ruta per al transport sol ser una altra de les funcionalitats més demandades.
• Notificacions automàtiques, per estar al corrent de la informació que ens interessi, sense necessitat d’entrar a l’aplicació a cada moment.
• Flexibilitat, és a dir, que puguem adaptar les funcionalitats de l’app a les necessitats específiques de la nostra empresa. A més de les tres primeres, cada empresa logística pot tenir requeriments diferents, i l’aplicació els ha de poder donar resposta.

Els SGA o softwares de gestió logística només són necessaris per a una empresa de transport si compta amb un espai d’emmagatzematge propi. Quins són els avantatges d’utilitzar un SGA?

• Guanyem en rapidesa, especialment en la planificació i optimització de les rutes de transport.
• Tenim una traçabilitat completa de la mercaderia, sobretot a “l’última milla” i a la logística inversa, dos punts crítics per a les empreses de transport.
• Millorem la comunicació entre els diferents integrants de la cadena de subministrament.
• Reducció d’errors, i per tant els costos associats a aquests errors, a retards…
• Incrementem la satisfacció del client final.

Si l’empresa de transport no compta amb un magatzem propi, cal comprovar que el programari SGA s’integri correctament amb els sistemes dels seus clients.

Un TMS o Transport Management System contribueix a millorar la gestió del transport de diferents maneres:

• Redueix els temps de lliurament i optimitza les rutes de transport.
• Redueix els costos de transport: carburant, necessitat de menys flota…
• Centralitza la informació per guanyar eficiència en la gestió diària.
• Millora la logística urbana, una de les més complexes i on es perd més temps.
• S’integra per controlar i optimitzar la facturació i, sobretot, els costos extra associats al servei.

Bàsicament, el TMS o Transport Management System està especialment pensat per a les empreses de transport, mentre que el WMS o Warehouse Management System se centra en la gestió del magatzem. Així, no es tracta exactament que hi hagi similituds o diferències, sinó que s’utilitzen en entorns diferents. El més important és que siguin dos sistemes que es puguin integrar perfectament, perquè la informació arribi a totes les parts de forma correcta i en temps real, per poder optimitzar les recollides i lliuraments al magatzem, les rutes de transport i la facturació entre l’empresa de transport i el magatzem logístic.

Avui dia els programes de transport poden tenir infinitat de funcionalitats. Tot i això, n’hi ha unes de comunes que hauríem de valorar a l’hora de decidir-nos per un TMS o un altre, com per exemple:

• Capacitat de gestió de les expedicions.
• Integració amb l’agència de transport, magatzem i/o empresa logística, a més d’integració amb sistemes interns com la facturació.
• Traçabilitat: seguiment d’enviaments i accés al comprovant de lliurament.
• Escalabilitat: el programa ha de tenir la capacitat d’adaptar-se a curt, mig i llarg termini a les necessitats específiques.