Qualsevol empresa que necessiti gestionar un estoc emmagatzemat sap que és complicat trobar l’equilibri correcte entre tenir-ne massa i provocar una ruptura d’estoc, especialment quan hi ha pics de demanda fora d’allò lògicament previsible, o bé no es produeixen les vendes desitjades i els articles s’emmagatzemen sense data clara de sortida. Això és especialment delicat si parlem de productes peribles.
I com sempre és millor prevenir, el primer que cal tenir en compte és la planificació de les comandes, per assegurar-nos que ajustem al màxim possible l’estoc a la demanda prevista, per evitar excedents o bé ruptures. Per a això, podem fer servir diferentes metodologies.
Metodologies de gestió d’estoc
- Empírica: basem la gestió de l’estoc en el nostre historial de vendes. Per suposat, tenim en compte els pics històrics. Tanmateix, haurem d’estar atents a pics o baixades de demanda imprevistos.
- Previsió: es basa en la metodologia empírica anterior, però a més d’analitzar l’històric de xifres de vendes té en compte altres factors, com l’evolució del mercat i el context econòmic. Això permet preveure augments o caigudes de la demanda y adaptar l’estoc a les expectatives de consum reals del mercat.
- Just-in-time. Aquest mètode és aplicable a empreses de fabricació, però no de distribució, ja que es basa en la premisa de produir segons la demanda, quan aquesta ja ha tingut lloc. Té l’avantatge que evitem el sobre-emmagatzenament, encara que en productes amb un temps d’elaboració llarg correm el risc de no satisfer la demanda en un termini raonable.
- Kanban. Com l’anterior, es basa en premisses d’emmagatzematge mínim d’estoc i producció sota demanda. La diferència respecte de l’anterior és que en aquest cas sí que s’estableix un estoc mínim, o estoc de seguretat, que permeti respondre de forma ràpida a les demandes.
De la mateixa manera, podem optar per reposar l’estoc sota demanda, és a dir, quan s’hagi esgotat el producte disponible, o per trencament d’estoc mínim configurat, és a dir, quan l’estoc assoleix el nivell mínim de seguretat indicat, la qual cosa permet tenir sempre producte per atendre la demanda. Per a referències amb una rotació molt elevada o quan hi ha pics de demanda (picking intens), es pot aplicar la reposició d’estoc top off, amb la qual es reposen mercaderies sense esperar a arribar al punt d’estoc mínim, ja que hi ha previsió de sortida ràpida de productes.
Consells per evitar trencaments d’estoc
Encara que, com hem comentat, la millor manera d’evitar trencaments d’estoc és la previsió, a vegades es produeixen imprevistos, des d’augments inesperats de la demanda fins a errors en l’inventari o l’enviament de productes per part del proveïdor. Què podem fer per evitar, o almenys minimitzar, aquests possibles problemes?
1. La tecnologia, la nostra millor aliada
Si comptem amb un sistema SGA actualitzat i adaptat a les necessitats específiques de cada empresa ens ajudarà a controlar millor les entrades i sortides, així com els fluxos i estacionalitats, per tenir una millor previsió de l’estoc necessari. També ens ajudarà a controlar la informació en temps real, i els KPI clau com per exemple la rotació, dies de demanda, o l’índex de cobertura que tenim amb l’estoc actual.
2. Previsió de la demanda
La previsió que fem ha de ser realista, i és recomanable calcular uns marges d’error que ens donin una certa flexibilitat, per poder complir amb la demanda en terminis de temps raonables per als nostres clients.
3. Coordinació amb els proveïdors
És essencial treballar amb proveïdors de confiança, que no només ens ofereixin el millor producte o servei, sinó que a més compleixin amb els terminis establerts, i puguin respondre amb certa agilitat a les nostres necessitats.
4. Control del cicle de venda del producte
Si sabem en quin punt es troben els nostres productes, podrem preveure amb més precisió la demanda, i per tant l’estoc necessari per respondre-hi.
La gestió i el control de l’estoc és la pedra angular dels magatzemns. Per sort, amb la tecnologia actual que tenim al nostre abast és molt més fàcil controlar l’estoc i fer una previsió molt més precisa de l’estoc necessari a cada moment.
