Cualquier empresa que necesite gestionar un stock almacenado sabe que es complicado encontrar el equilibrio correcto entre tener demasiado y tener una rotura de stock, especialmente cuando hay picos de demanda fuera de lo lógicamente previsible, o bien no se producen las ventas deseadas y los artículos se nos almacenan sin fecha clara de salida. Esto es especialmente delicado si hablamos de productos perecederos.
Y como siempre es mejor prevenir, lo primero que debemos tener en cuenta es la planificación de los pedidos, para asegurarnos de ajustar lo máximo posible el stock a la demanda prevista, para evitar excedentes o bien roturas de stock. Para ello, podemos utilizar varias metodologías.
Metodologías de gestión de stock
- Empírica: basamos la gestión del stock en nuestro historial de ventas. Por supuesto, tenemos en cuenta los picos históricos. Sin embargo, habrá que estar atentos a picos o bajadas de demanda imprevistos.
- Previsión: se basa en la metodología empírica anterior, pero además de analizar el histórico de cifras de ventas, tiene en cuenta otros factores, como la evolución del mercado y el contexto económico. Esto permite prever aumentos o caídas de la demanda y adaptar el stock a las expectativas de consumo reales del mercado.
- Just-in-time. Este método es aplicable a empresas de fabricación, pero no de distribución, ya que se basa en la premisa de producir según la demanda, cuando esta se ha producido. Tiene la ventaja de que se evita el sobrealmacenamiento, aunque en productos con un tiempo de fabricación o elaboración largos, corremos el riesgo de no llegar a tiempo a satisfacer la demanda.
- Kanban. De forma similar al anterior, se basa en premisas de almacenamiento mínimo de stock y producción bajo demanda. La diferencia respecto al anterior es que en este caso sí que se establece un stock mínimo, o stock de seguridad, que permita responder de forma rápida a las demandas.
De la misma forma, podemos optar por reponer el stock bajo demanda, es decir, cuando se haya agotado el producto disponible, o por rotura de stock mínimo configurado, es decir, cuando el stock alcanza el nivel mínimo de seguridad indicado, lo que permite tener siempre producto para atender la demanda. Para referencias con una rotación muy elevada o cuando hay picos de demanda (picking intenso), se puede aplicar la reposición de stock top off, con la que se reponen mercancías sin esperar a llegar al punto de stock mínimo, ya que hay previsión de salida rápida de productos.
Consejos para evitar roturas de stock
Aunque, como hemos comentado, la mejor forma de evitar roturas de stock es la previsión, en ocasiones se producen imprevistos, desde aumentos inesperados de la demanda hasta errores en el inventario o en el envío de productos por parte del proveedor. ¿Qué podemos hacer para evitar, o por lo menos minimizar estos posibles problemas?
1. La tecnología, nuestra mejor aliada
Contar con un sistema SGA actualizado y adaptado a las necesidades específicas de cada empresa nos ayudará a controlar mejor las entradas y salidas, así como los flujos y estacionalidades, para tener una mejor previsión del stock necesario. También nos ayudará a controlar la información en tiempo real, y los KPI clave como por ejemplo la rotación, días de demanda, o el índice de cobertura que tenemos con el stock actual.
2. Previsión de la demanda
La previsión que realicemos debe ser realista, y es recomendable calcular unos márgenes de error que nos den una cierta flexibilidad, para poder cumplir con la demanda en plazos de tiempo razonables para nuestros clientes.
3. Coordinación con los proveedores
Es esencial trabajar con proveedores de confianza, que no solo nos ofrezcan el mejor producto o servicio, sino que además cumplan con los plazos establecidos, y puedan responder con cierta agilidad a nuestras necesidades.
4. Control del ciclo de venta del producto
Si sabemos en qué punto se encuentran nuestros productos, podremos prever con más precisión la demanda, y por lo tanto el stock necesario para darle respuesta.
La gestión y el control del stock es la piedra angular de los almacenes. Por suerte, con la tecnología actual que tenemos a nuestra disposición es mucho más fácil tener el stock controlado y realizar una previsión mucho más precisa del stock necesario en cada momento.
