Cualquier empresa que necesite gestionar un stock almacenado sabe que es complicado encontrar el equilibrio correcto entre tener demasiado y tener una rotura de stock, especialmente cuando hay picos de demanda fuera de lo lógicamente previsible, o bien no se producen las ventas deseadas y los artículos se nos almacenan sin fecha clara de salida. Esto es especialmente delicado si hablamos de productos perecederos.
Y como siempre es mejor prevenir, lo primero que debemos tener en cuenta es la planificación de los pedidos, para asegurarnos de ajustar lo máximo posible el stock a la demanda prevista, para evitar excedentes o bien roturas de stock.
¿Qué es el stock de almacen?
El stock de almacen se refiere a la cantidad de mercancía o productos disponibles en un almacén en un momento dado. Constituye uno de los componentes clave en la cadena de suministro de una empresa. El concepto de stock implica el mantenimiento de una reserva de productos para satisfacer la demanda de los clientes de manera eficiente y continuar con el flujo constante de las operaciones comerciales. En el manejo de las mercancías y el stock, un programa SGA es clave.
Gestión de stock de almacen
La gestión de stock de almacén es fundamental para mantener un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda de los productos. Mediante la implementación de estrategias y métodos efectivos, se busca garantizar que los productos estén disponibles en la cantidad adecuada, evitando así faltantes o excedentes que puedan afectar las operaciones y los resultados de la empresa.
Objetivos
Los objetivos principales de la gestión de stock de almacén son:
- Optimizar la disponibilidad de productos para satisfacer la demanda de los clientes.
- Minimizar los costos asociados al mantenimiento del stock.
- Reducción de los tiempos de espera y plazos de entrega.
- Evitar pérdidas por obsolescencia de productos.
- Maximizar el uso eficiente del espacio y los recursos del almacén.
Métodos de control de stock
Existen diferentes métodos de control de stock que permiten llevar un seguimiento eficiente de las existencias en el almacén. Algunos de ellos son:
- Inventario periódico: Consiste en realizar conteos físicos del stock en intervalos regulares, verificando las existencias y actualizando los registros.
- Inventario permanente: Utiliza sistemas tecnológicos, como el escaneo de códigos de barras, para tener un seguimiento continuo del stock en tiempo real.
- Justo a Tiempo (JIT): Se basa en recibir los suministros justo cuando se necesitan, evitando tener un exceso de stock en el almacén.
- Sistema ABC: Clasifica los productos en categorías según su importancia y valor económico, permitiendo priorizar la gestión y el control de aquellos más relevantes.
Cálculo del stock óptimo
El cálculo del stock óptimo es esencial para garantizar que se tenga la cantidad adecuada de productos en el almacén. Para ello, se deben considerar factores como la demanda prevista, los plazos de entrega y el nivel de servicio esperado. Con base en estos datos, se pueden utilizar fórmulas y modelos matemáticos para determinar el punto de reorden, el stock de seguridad y otros parámetros clave.
Tipos de stock en el almacen
Stock de productos terminados
El stock de productos terminados hace referencia a aquellos productos que están listos para su venta y se encuentran disponibles en el almacén. Estos productos han pasado por el proceso de producción y están en condiciones de ser entregados a los clientes de manera inmediata. Mantener un control adecuado de este tipo de stock es fundamental para garantizar la satisfacción del cliente y evitar la falta de productos en el mercado.
Stock de materias primas
El stock de materias primas se refiere a los insumos necesarios para la producción de los productos finales. Estas materias primas pueden ser materiales como metales, plásticos, telas, entre otros, o incluso componentes electrónicos en caso de productos electrónicos. Es importante que exista un equilibrio adecuado en el nivel de stock de materias primas para evitar retrasos en la producción y asegurar un abastecimiento eficiente.
Stock en tránsito
El stock en tránsito incluye aquellos productos que están en movimiento, ya sea desde el proveedor hacia el almacén o desde el almacén hacia el cliente. Estos productos aún no se encuentran en el almacén, pero forman parte de la cadena de suministro y deben ser considerados en la gestión de stock. Es esencial contar con sistemas de seguimiento y control para garantizar un flujo constante y eficiente de estos productos.
Stock de seguridad
El stock de seguridad se refiere a una reserva adicional de productos que se mantiene en el almacén con el objetivo de prevenir situaciones inesperadas, como retrasos en la entrega de proveedores o un aumento repentino en la demanda. Este stock extra actúa como un colchón de seguridad para evitar riesgos y asegurar la disponibilidad de productos en todo momento. El nivel de stock de seguridad debe ser determinado de manera adecuada para evitar excesos y minimizar los costos asociados.
Técnicas para la gestión de stock
El sistema FIFO (First-In, First-Out) es una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de stock de almacén. Consiste en que los productos que ingresan primero al almacén son los primeros en ser vendidos o utilizados, evitando la obsolescencia y minimizando el riesgo de caducidad de los productos perecederos.
Sistema LIFO
El sistema LIFO (Last-In, First-Out) es otra técnica de gestión de stock que se basa en que los productos más recientes que ingresan al almacén son los primeros en ser vendidos o utilizados. Este sistema puede ser útil en situaciones donde los precios de los productos aumentan con el tiempo, ya que permite reducir el costo de los productos vendidos.
Sistema Justo a Tiempo (JIT)
El sistema Justo a Tiempo (JIT) es una estrategia de gestión de stock que busca minimizar los costos de inventario al recibir los productos justo en el momento en que se necesitan. Con este enfoque, se evita mantener grandes cantidades de stock y se trabaja en estrecha colaboración con los proveedores para asegurar una entrega eficiente y oportuna de los productos necesarios.
Empírica
Basamos la gestión del stock en nuestro historial de ventas. Por supuesto, tenemos en cuenta los picos históricos. Sin embargo, habrá que estar atentos a picos o bajadas de demanda imprevistos.
Kanban
De forma similar al anterior, se basa en premisas de almacenamiento mínimo de stock y producción bajo demanda. La diferencia respecto al anterior es que en este caso sí que se establece un stock mínimo, o stock de seguridad, que permita responder de forma rápida a las demandas.
Reposición de stock top off
De la misma forma, podemos optar por reponer el stock bajo demanda, es decir, cuando se haya agotado el producto disponible, o por rotura de stock mínimo configurado, es decir, cuando el stock alcanza el nivel mínimo de seguridad indicado, lo que permite tener siempre producto para atender la demanda. Para referencias con una rotación muy elevada o cuando hay picos de demanda (picking intenso), se puede aplicar la reposición de stock top off, con la que se reponen mercancías sin esperar a llegar al punto de stock mínimo, ya que hay previsión de salida rápida de productos.
Uso de tecnología para el control de stock
La tecnología juega un papel fundamental en la gestión de stock de almacén. Existen diferentes herramientas y sistemas informáticos que pueden ayudar a controlar y rastrear el inventario de manera más efectiva. Por ejemplo, los sistemas de código de barras, las aplicaciones móviles y el uso de software especializado en gestión de almacén permiten registrar las entradas y salidas de productos, realizar inventarios de forma automatizada y generar informes detallados sobre el estado del stock.
Consejos para evitar roturas de stock
Aunque, como hemos comentado, la mejor forma de evitar roturas de stock es la previsión, en ocasiones se producen imprevistos, desde aumentos inesperados de la demanda hasta errores en el inventario o en el envío de productos por parte del proveedor. ¿Qué podemos hacer para evitar, o por lo menos minimizar estos posibles problemas?
La tecnología, nuestra mejor aliada
Contar con un sistema SGA actualizado y adaptado a las necesidades específicas de cada empresa nos ayudará a controlar mejor las entradas y salidas, así como los flujos y estacionalidades, para tener una mejor previsión del stock necesario. También nos ayudará a controlar la información en tiempo real, y los KPI clave como por ejemplo la rotación, días de demanda, o el índice de cobertura que tenemos con el stock actual.
Previsión de la demanda
La previsión que realicemos debe ser realista, y es recomendable calcular unos márgenes de error que nos den una cierta flexibilidad, para poder cumplir con la demanda en plazos de tiempo razonables para nuestros clientes.
Coordinación con los proveedores
Es esencial trabajar con proveedores de confianza, que no solo nos ofrezcan el mejor producto o servicio, sino que además cumplan con los plazos establecidos, y puedan responder con cierta agilidad a nuestras necesidades.
Control del ciclo de venta del producto
Si sabemos en qué punto se encuentran nuestros productos, podremos prever con más precisión la demanda, y por lo tanto el stock necesario para darle respuesta.
La gestión y el control del stock es la piedra angular de los almacenes. Por suerte, con la tecnología actual que tenemos a nuestra disposición es mucho más fácil tener el stock controlado y realizar una previsión mucho más precisa del stock necesario en cada momento.
