Uno de los principales retos en un almacén es tener información detallada y en tiempo real de todas las operaciones, procesos y estado del stock y los pedidos. Para conseguirlo, los programas de software fijan unos indicadores clave o KPI que permiten un buen control del funcionamiento del almacén.
¿Qué es un KPI?
Un KPI (key performance indicator) es, como su nombre indica, una métrica que nos indica el desempeño o rendimiento de una determinada área de la empresa, en este caso un almacén.
La información que nos proporcionan estos indicadores nos ayuda a tomar decisiones más eficientes en nuestro día a día, y a la vez nos da una visión global para fijar líneas de acción futuras. Para que sean realmente válidas, estas métricas tienen que personalizarse para cada empresa, es decir, adaptarse a sus características internas y externas, y a la vez estar alineadas con los objetivos globales.
En el caso de un almacén, hay dos tipos de métricas que se tienen en cuenta: las métricas que analiza el encargado de almacén, y las que proporcionan información a la dirección o gerencia.
KPI para el encargado de almacén
Son KPI enfocados a los procesos de entrada, almacenaje y salida de mercancías, y se suelen analizar para mejorar el funcionamiento del almacén u optimizar determinadas funciones.
- Eficacia: Son KPI que miden el tiempo que se ha tardado entre que se ha pedido un stock hasta que se ha recibido y está listo para el almacén, o el tiempo de preparación del pedido.
- Productividad: Los KPI que ayudan a analizar el rendimiento de una actividad pueden centrarse tanto en la productividad de los trabajadores (volumen movido por hora, albaranes por trabajador, etc.), como la productividad en la recepción o el almacenamiento.
- Calidad: Están ligados a las métricas de productividad. Los KPI del ámbito de calidad tienen como objetivo analizar la precisión de una función (recepción, entrada en stock, inventario, envío, etc.), así como la exactitud al seleccionar, la tasa de devoluciones, los pedidos servidos a tiempo o la reducción de inventario. El objetivo final de estas métricas es encontrar aquellas actividades dónde se realicen más errores, para minimizarlos y así abaratar los costes ocasionados, como repetición de tareas, desperdicio de recursos, etc.
- Rotación logística: Midiendo los días de cobertura de las existencias, las salidas por stock medio o las líneas servidas por líneas pedidas, se puede tener una imagen de la rotación de la mercancía. De este modo, se pueden modificar los pedidos y evitar una rotura de stock.
- Ocupación del almacén: A menudo es útil conocer el espacio que ocupa y la cantidad utilizada de materiales de embalaje de cada cliente o producto. Así podemos valorar en qué clientes o productos se pueden hacer cambios para optimizar el espacio y los recursos.
- Tiempo de ciclo: Un buen servicio suele ir vinculado a una rápida recepción de la mercancía pedida. Por esta razón, es importante observar la media de tiempo de cada fase del producto, así como el tiempo medio que los clientes esperan la mercancía.
Hay otros indicadores que varían en función del operador logístico o del tipo de producto que se almacena.
KPI para el gerente o director general
Suelen ser métricas enfocadas a analizar los diferentes costes asociados a la actividad, con el objetivo de optimizar la rentabilidad.
- Costes de inventario: El hecho de tener stock en el almacén cuesta dinero. Por ello, hacer una valoración del inventario, del almacenamiento y del espacio utilizado es útil para obtener la métrica de rotación de existencias, y valorar un cambio de estrategia que permita reducir los costes.
- Costes de transporte: Otros costes que interesa analizar son los del transporte en relación con las ventas que se han hecho en un periodo de tiempo determinado.
- Coste de las devoluciones: Para minimizar este tipo de costes y localizar las actividades que llevan a más errores en la cadena de distribución, es importante analizar las razones por las que se producen las devoluciones y cuál es el coste por empresa y el coste total de estos retornos de mercancía.
- Ingresos: A menudo se necesitan la facturación anual y las ventas por empresa o servicio para ver el balance anual o trimestral, y así valorar los clientes con más peso. Junto con los KPI de costes, nos permite obtener la rentabilidad de cada cliente o servicio.
- Rotación financiera: Este KPI indica la cantidad existente de ventas a precio de coste en relación al stock medio de un cliente o servicio.
Los KPI nos ofrecen información práctica y específica para la gestión del día a día de nuestro almacén, así como una imagen del estado actual o pasado y de los procesos. Además, comparando indicadores de diferentes períodos podemos ver las tendencias y la evolución de los indicadores. Gracias a toda esta información, podemos detectar áreas de mejora y si estamos logrando o no los objetivos establecidos, lo que nos permite tomar decisiones al respecto y definir las líneas de acción futuras.
