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11 KPI fundamentales para un control de almacén eficaz

Uno de los principales retos en un almacén es tener información detallada y en tiempo real de todas las operaciones, procesos y estado del stock y los pedidos. Para conseguirlo, los software de gestión de almacén fijan unos indicadores clave o KPI que permiten un buen control del funcionamiento del almacén.

¿Qué es un KPI?

Un KPI (key performance indicator) es, como su nombre indica, una métrica que nos indica el desempeño o rendimiento de una determinada área de la empresa, en este caso un almacén.

La información que nos proporcionan estos indicadores nos ayuda a tomar decisiones más eficientes en nuestro día a día, y a la vez nos da una visión global para fijar líneas de acción futuras. Para que sean realmente válidas, estas métricas tienen que personalizarse para cada empresa, es decir, adaptarse a sus características internas y externas, y a la vez estar alineadas con los objetivos globales.

En el caso de un almacén, hay dos tipos de métricas que se tienen en cuenta: las métricas que analiza el encargado de almacén, y las que proporcionan información a la dirección o gerencia.

Los 11 KPIs más importantes para un control de almacén eficaz

KPI de Calidad del Servicio


Calidad Servicio = Entregas realizadas de forma completa, puntual y sin problemas / total de entregas realizadas.

La calidad del servicio al cliente se resume en este indicador que evalúa la efectividad de las entregas tanto al consumidor final como a cualquier otro eslabón en la cadena de suministro, como podría ser producción.

Este indicador es de suma importancia, especialmente en comercio electrónico, donde una baja calidad del servicio puede resultar en la pérdida de clientes a corto plazo.

KPI de Eficiencia en Recepción


Eficiencia por Hora= Líneas, unidades, volumen, Kg, etc. recibidos por hora.

Al momento de la recepción, estos indicadores supervisan nuestro rendimiento real y son útiles para que nuestro sistema de gestión de almacén (SGA) nos alerte, permitiendo planificar los recursos necesarios según el volumen esperado de pedidos en proceso y sus fechas de entrega previstas.

Eficiencia por superficie = Líneas, unidades, volumen, Kg, etc. recibidos por metro cuadrado.

Controlar estos indicadores nos proporciona información valiosa para planificar periodos de alta variabilidad como campañas, estacionalidades, promociones, etc.

KPI de Índice de Rotación


El índice de rotación señala la cantidad de ocasiones en que se recobra el capital invertido mediante las ventas.

Índice de rotación de producto = Unidades Despachadas / inventario promedio

Este índice tiene impacto en todas las operaciones del almacén, abarcando desde la disposición de los productos hasta la supervisión de trayectos. Las estrategias para las entradas, localización y picking se fundamentan en el índice de rotación.

Una alta frecuencia de rotaciones facilita conservar un flujo constante, inventario reducido y la inversión controlada, mientras que rotaciones escasas pueden señalar el final del ciclo de vida del producto, peligro de obsolescencia o simplemente estar vinculadas a estrategias de adquisición especulativas.

KPI de Incidencias


Es fundamental definir qué tipos de incidencias es crucial monitorizar y determinar su porcentaje en relación al total para abordar problemas y acciones de mejora de manera efectiva. Conocer en qué aspectos nos equivocamos y en qué grado, nos permite reaccionar rápidamente y tomar las acciones necesarias donde se requieran.

Por ejemplo, en la siguiente clasificación simple podemos identificar claramente en qué área debemos concentrar nuestros esfuerzos inmediatamente. Sin esta información, desconoceríamos la importancia específica de cada error en la gestión del almacén.

  • Roturas (el sistema indica una o dos unidades en existencia, pero no están físicamente presentes) – 60%
  • Preparación (el empleado confunde un producto con otro) – 20%
  • Reposición (se repone con el producto incorrecto) – 15%
  • Errores administrativos (ADMON) – 5%

Podemos incluir como incidencias todas las divergencias respecto al estándar establecido, por ejemplo, contabilizando el número de envíos no programados, lo cual revelaría el impacto que los envíos no estándar (urgentes) tienen en nuestro control de almacén y que, si son altos, nos estaría alertando indirectamente de problemas ocultos en otras áreas, como demasiadas rupturas de stock que resultan en envíos parciales no atendidos que deben ser enviados urgentemente después.

KPI de Clasificación ABC


Este indicador hace referencia a la posición que cada SKU detenta en el ordenamiento o categorización ABC. Podemos determinar el ABC de cada SKU basándonos en criterios como la rotación, la rentabilidad, el volumen de ventas, etc.

Destinaremos más esfuerzo y recursos en supervisar los productos que se encuentran en posiciones superiores de la clasificación (A o súper A) que aquellos en posiciones inferiores, categorizados como C, D o E.

Este criterio de categorización puede ser útil para otros propósitos no asociados con los productos, por ejemplo: podemos calcular un ABC de proveedores según su cumplimiento en los tiempos de entrega.

KPI de Peligro de Obsolescencia


Verificar si un «número de días transcurridos desde el último movimiento o específicamente desde la última salida» excede un límite previamente establecido.

Cualquier sistema de gestión de almacén (SGA) dispondrá de un algoritmo que nos permitirá fijar un límite en días para calcular este peligro de obsolescencia. Esto facilita configurar alertas que nos señalen la posibilidad de que determinado artículo o grupo de artículos estén en riesgo.

KPI de Cobertura de Inventario


Periodos de cobertura: inventario actual / tasa de despachos

La tasa de despachos corresponde a la cantidad de unidades que se han enviado desde el almacén en un periodo de tiempo determinado. Este indicador nos permite anticipar rupturas de stock y establecer su fecha específica, basándonos en el consumo actual en producción o en el ritmo de ventas actual para distribución.

El propósito es determinar cuántos días (periodos) podemos abastecer la demanda, ya sea interna o externa, con el inventario disponible.

KPI de Rendimiento de los Muelles


Rendimiento de los Muelles = Horas de muelle en uso / horas disponibles x 100

¿Estamos utilizando de manera óptima la capacidad de nuestros muelles de carga y descarga? Este indicador nos muestra el porcentaje de uso real de nuestros muelles en comparación con su capacidad total. Por ejemplo, si deseamos programar un intervalo de tiempo para las operaciones de carga y descarga, este indicador puede ser de gran utilidad.

Superficie en uso / superficie disponible

Este indicador mide la utilización del espacio disponible enfocándonos en un área específica. El espacio es un recurso precioso y limitado. Saber cuándo excedemos la capacidad máxima de cualquier espacio o cuándo estamos subutilizándolo facilita la planificación de las acciones necesarias en cada uno de ellos.

KPI de Productividad en Picking



Productividad Picking = Número de líneas procesadas por operario y unidad de tiempo.

El objetivo es medir unidades, unidades de carga, cajas, etc., manipuladas por cada trabajador durante el proceso de picking por unidad de tiempo. Podemos añadir complejidad analizando variables como la carga de trabajo de cada línea de picking, aunque esto podría ser complicado sin la ayuda de un sistema SGA.

No obstante, es crucial determinar si en nuestro almacén es relevante considerarlo, ya que la carga de trabajo puede variar significativamente, por ejemplo, de mover una caja de 10 kg a 3 cajas de 30 kg.

KPI de Errores de Despacho


Errores Despacho = Número de líneas con error / número de líneas despachadas

Este indicador permite monitorizar el número de líneas con errores en comparación con el total de líneas despachadas. Su objetivo es reducir los errores y mejorar la calidad del servicio. Este indicador debería mostrar un porcentaje de errores cercano a cero. Si este número aumenta, es necesario evaluar y corregir las posibles causas.


KPI de Tiempo de Entrega

Tiempo de Entrega Medio= Suma de los tiempos de entrega de todos los pedidos individuales / Número total de pedidos entregados

Este indicador proporciona un promedio del tiempo que tardan en entregarse los pedidos y puede ser útil para identificar oportunidades de mejora en los procesos logísticos y de distribución.

Aspectos clave para el encargado de almacén

Son KPI enfocados a los procesos de entrada, almacenaje y salida de mercancías, y se suelen analizar para mejorar el funcionamiento del almacén u optimizar determinadas funciones.

  1. Eficacia: Son KPI que miden el tiempo que se ha tardado entre que se ha pedido un stock hasta que se ha recibido y está listo para el almacén, o el tiempo de preparación del pedido.
  2. Productividad: Los KPI que ayudan a analizar el rendimiento de una actividad pueden centrarse tanto en la productividad de los trabajadores (volumen movido por hora, albaranes por trabajador, etc.), como la productividad en la recepción o el almacenamiento.
  3. Calidad: Están ligados a las métricas de productividad. Los KPI del ámbito de calidad tienen como objetivo analizar la precisión de una función (recepción, entrada en stock, inventario, envío, etc.), así como la exactitud al seleccionar, la tasa de devoluciones, los pedidos servidos a tiempo o la reducción de inventario. El objetivo final de estas métricas es encontrar aquellas actividades dónde se realicen más errores, para minimizarlos y así abaratar los costes ocasionados, como repetición de tareas, desperdicio de recursos, etc.
  4. Rotación logística: Midiendo los días de cobertura de las existencias, las salidas por stock medio o las líneas servidas por líneas pedidas, se puede tener una imagen de la rotación de la mercancía. De este modo, se pueden modificar los pedidos y evitar una rotura de stock.
  5. Ocupación del almacén: A menudo es útil conocer el espacio que ocupa y la cantidad utilizada de materiales de embalaje de cada cliente o producto. Así podemos valorar en qué clientes o productos se pueden hacer cambios para optimizar el espacio y los recursos.
  6. Tiempo de ciclo: Un buen servicio suele ir vinculado a una rápida recepción de la mercancía pedida. Por esta razón, es importante observar la media de tiempo de cada fase del producto, así como el tiempo medio que los clientes esperan la mercancía.

Hay otros indicadores que varían en función del operador logístico o del tipo de producto que se almacena.

Aspectos clave para el gerente o director general

Suelen ser métricas enfocadas a analizar los diferentes costes asociados a la actividad, con el objetivo de optimizar la rentabilidad.

  1. Costes de inventario: El hecho de tener stock en el almacén cuesta dinero. Por ello, hacer una valoración del inventario, del almacenamiento y del espacio utilizado es útil para obtener la métrica de rotación de existencias, y valorar un cambio de estrategia que permita reducir los costes.
  2. Costes de transporte: Otros costes que interesa analizar son los del transporte en relación con las ventas que se han hecho en un periodo de tiempo determinado.
  3. Coste de las devoluciones: Para minimizar este tipo de costes y localizar las actividades que llevan a más errores en la cadena de distribución, es importante analizar las razones por las que se producen las devoluciones y cuál es el coste por empresa y el coste total de estos retornos de mercancía.
  4. Ingresos: A menudo se necesitan la facturación anual y las ventas por empresa o servicio para ver el balance anual o trimestral, y así valorar los clientes con más peso. Junto con los KPI de costes, nos permite obtener la rentabilidad de cada cliente o servicio.
  5. Rotación financiera: Este KPI indica la cantidad existente de ventas a precio de coste en relación al stock medio de un cliente o servicio.

Los KPI nos ofrecen información práctica y específica para la gestión del día a día de nuestro almacén, así como una imagen del estado actual o pasado y de los procesos. Además, comparando indicadores de diferentes períodos podemos ver las tendencias y la evolución de los indicadores. Gracias a toda esta información, podemos detectar áreas de mejora y si estamos logrando o no los objetivos establecidos, lo que nos permite tomar decisiones al respecto y definir las líneas de acción futuras.

Consejos y buenas prácticas para la gestión de almacén utilizando KPIs

La correcta gestión de un almacén es clave para el éxito de cualquier empresa. Para optimizar esta gestión y aprovechar al máximo los KPIs, es importante seguir una serie de consejos y buenas prácticas. A continuación, se detallan algunas recomendaciones:

Implementación de un software de gestión de almacén adecuado

Contar con un software de gestión de almacén eficiente y adaptado a las necesidades de la empresa es crucial. Este software permitirá centralizar la información, automatizar procesos y facilitar la toma de decisiones basada en los KPIs. Es importante seleccionar un software que se integre de forma efectiva con los sistemas existentes y que proporcione las funcionalidades necesarias para medir y controlar los indicadores clave de rendimiento.

Análisis y seguimiento constante de los KPIs

Una vez implementado el programa de gestión de almacén, es fundamental realizar un análisis y seguimiento constante de los KPIs. Esto implica revisar regularmente los indicadores y comparar los resultados con las metas establecidas. Es importante identificar las tendencias y realizar ajustes alineados con los objetivos de la empresa. El análisis periódico de los KPIs permitirá detectar posibles desviaciones y tomar medidas correctivas de manera oportuna.

Ajustes y mejoras basados en los resultados de los KPIs

Los KPIs proporcionan información valiosa para la toma de decisiones y la identificación de áreas de mejora en la gestión del almacén. Es importante utilizar estos resultados como base para realizar ajustes y mejoras en los procesos. Por ejemplo, si el indicador de precisión de picking muestra un alto porcentaje de errores, se pueden implementar medidas para optimizar la organización del almacén y reducir las equivocaciones. Asimismo, si la tasa de rendimiento indica un nivel bajo de devoluciones de productos, se pueden identificar las prácticas exitosas y replicarlas en otros aspectos de la gestión.

sergi_lopez
Última actualización:: 1 noviembre 2023

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