Hace ya años que las empresas de logística y almacenaje tienen claro que necesitan un sistema de gestión de almacén (SGA), que ya no es suficiente con llevar el inventario a papel y lápiz, ni tan siquiera con una sofisticadísima hoja de Excel. El exponencial crecimiento de las referencias, el auge del e-commerce y los plazos cada vez más rápidos de entrega a los que se ha acostumbrado el usuario final son solo tres de los muchos factores que han convertido la logística en un ecosistema altamente complejo.
Dentro de esta complejidad entra el reto de mantener el equilibrio en el stock, es decir, no solo controlar al detalle las referencias almacenadas y su ubicación, sino darles una rotación eficiente, y evitar tanto roturas de stock como sobrestocks. Y esto afecta tanto a pequeñas como a grandes empresas, fabricantes, o de venta al por mayor o al detalle, ya que para cumplir con las demandas y expectativas de los clientes y poder realizar las entregas en el plazo acordado es necesario tener un control del stock preciso y prácticamente en tiempo real.
Principales características de un SGA
Lo primero que debemos tener en cuenta es que hay una amplísima oferta de softwares en el mercado con infinidad de funcionalidades. Pero no debemos escoger en función de esto, sino que lo primero es dimensionar adecuadamente nuestras necesidades, y a partir de aquí escoger un software que nos permita cubrir estas necesidades, y crecer o ampliarlo de forma escalonada para responder también a las que surjan a medio y largo plazo.
Básicamente, un sistema de gestión de almacén nos sirve para controlar el inventario actual del almacén, tanto las referencias actuales, agrupadas por familias o líneas, como las compras y las ventas realizadas en un período de tiempo determinado. Además, controla la ubicación de los productos y nos facilita la fijación de los precios. Algunos de los principales indicadores de este tipo de software son:
- Control de stocks.
- Gestión de movimientos de entrada.
- Preparación de pedidos.
- Control de estados de la mercancía (almacenes lógicos).
- Integración con sistemas propios y/o de cliente.
- Cuadros de mando para la toma de decisiones.
A partir de aquí, según las capacidades del software que tengamos, podremos gestionar y automatizar diferentes tareas, como la logística del almacenaje, manipulación y envío. Hay que tener en cuenta que las tareas manuales son más ineficientes, más costosas y dan lugar a un mayor número de errores en los envíos de los pedidos, por lo que es mejor reducir al mínimo imprescindible la gestión y manipulación manuales.
Otra funcionalidad muy interesante de este software es la posibilidad de obtener información agregada e histórica con informes periódicos para tomar decisiones estratégicas, como prever los picos de demanda, eliminar referencias obsoletas, o detectar tendencias y estacionalidades en el stock. Relacionado con esto, como ya hemos apuntado, es interesante que el software cuente con un sistema de alertas, configurables específicamente para la empresa.
Otra característica esencial de un SGA es la integración con otros sistemas de la empresa y con plataformas de terceros. Esto nos permitirá tener la información actualizada en tiempo prácticamente real, y además proporcionar información a nuestros clientes de la trazabilidad de sus pedidos, lo que se ha vuelto casi indispensable en e-commerce.
Dos factores transversales, pero que también deberíamos valorar, son el soporte técnico y la seguridad de los datos. El soporte técnico será esencial tanto para realizar una correcta integración con el resto de sistemas y dispositivos, como ante cualquier imprevisto en el día a día. Debemos contar con una empresa con un soporte técnico potente y fiable. Por otra parte, el software y su entorno nos tienen que garantizar la seguridad de los datos, un factor cada vez más importante para cualquier empresa, especialmente para un e-commerce, cuya actividad diaria depende prácticamente al 100% de la gestión digital.
La buena noticia es que realizar el inventario de una empresa ya no consiste en aquellas míticas jornadas maratonianas a puertas cerradas donde se repasaban manualmente las referencias una por una —¡quién podría hacerlo en uno de los grandes almacenes logísticos actuales—, sino que contamos con una herramienta digital que nos facilita la tarea, o sencillamente la hace por nosotros.
