Depuis des années, il est clair pour les entreprises de logistique et d’entreposage qu’elles ont besoin d’un système de gestion d’entrepôt (WMS), qu’il ne suffit plus de tenir l’inventaire avec du papier et un crayon, ni même avec une feuille de calcul Excel sophistiquée. La croissance exponentielle des références, l’essor du commerce électronique et les délais de livraison toujours plus courts auxquels les utilisateurs finaux se sont habitués ne sont que trois des nombreux facteurs qui ont fait de la logistique un écosystème extrêmement complexe.
Dans cette complexité, le défi consiste à maintenir l’équilibre des stocks, c’est-à-dire non seulement à contrôler en détail les références stockées et leur emplacement, mais aussi à assurer une rotation efficace des stocks et à éviter les ruptures et les surstocks. Et cela concerne aussi bien les petites que les grandes entreprises, qu’il s’agisse de fabricants, de grossistes ou de détaillants, car pour répondre aux demandes et aux attentes des clients et pour pouvoir effectuer les livraisons dans les délais convenus, il est nécessaire d’avoir un contrôle précis des stocks et pratiquement en temps réel.
Principales caractéristiques d’un WMS
La première chose à garder à l’esprit est qu’il existe une large gamme de logiciels sur le marché avec un nombre infini de fonctionnalités. Mais il ne faut pas choisir en fonction de cela, il faut plutôt commencer par dimensionner correctement nos besoins, et à partir de là, choisir un logiciel qui nous permette de couvrir ces besoins, et de le faire évoluer ou de le développer par étapes pour répondre également à ceux qui se présentent à moyen et long terme.
Fondamentalement, un système de gestion d’entrepôt sert à contrôler l’inventaire courant de l’entrepôt, tant les références courantes, regroupées par familles ou lignes, que les achats et les ventes effectués sur une période donnée. Il contrôle également l’emplacement des produits et facilite la fixation des prix. Les principaux indicateurs de ce type de logiciel sont les suivants :
- Contrôle des stocks.
- Gestion des mouvements entrants.
- Préparation des commandes.
- Contrôle du statut des marchandises (entrepôts logiques).
- Intégration avec les systèmes propres et/ou ceux des clients.
- Panneaux de contrôle pour la prise de décision.
À partir de là, en fonction des capacités du logiciel dont nous disposons, nous pouvons gérer et automatiser différentes tâches, comme la logistique du stockage, de la manutention et de l’expédition. Il faut garder à l’esprit que les tâches manuelles sont plus inefficaces, plus coûteuses et entraînent un plus grand nombre d’erreurs dans l’expédition des commandes, il est donc préférable de réduire la gestion et la manipulation manuelles au strict minimum.
Une autre fonctionnalité très intéressante de ce logiciel est la possibilité d’obtenir des informations agrégées et historiques avec des rapports périodiques pour prendre des décisions stratégiques, telles que la prévision des pics de demande, l’élimination des références obsolètes, ou la détection des tendances et des saisonnalités dans les stocks. À ce propos, comme nous l’avons déjà mentionné, il est intéressant que le logiciel dispose d’un système d’alertes, configurable spécifiquement pour l’entreprise.
Une autre caractéristique essentielle d’un WMS est l’intégration avec d’autres systèmes de l’entreprise et des plateformes tierces. Cela nous permettra de disposer d’informations mises à jour quasiment en temps réel, mais aussi d’informer nos clients sur la traçabilité de leurs commandes, ce qui est devenu quasiment indispensable dans le domaine du commerce électronique.
Deux facteurs transversaux, mais qui doivent également être pris en compte, sont le support technique et la sécurité des données. L’assistance technique sera essentielle tant pour une intégration correcte avec le reste des systèmes et des dispositifs que pour tout événement imprévu au quotidien. Nous devons avoir une entreprise disposant d’un support technique puissant et fiable. D’autre part, le logiciel et son environnement doivent garantir la sécurité des données, un facteur de plus en plus important pour toute entreprise, surtout pour le commerce électronique, dont l’activité quotidienne dépend presque à 100% de la gestion digitale.
La bonne nouvelle, c’est que faire l’inventaire d’une entreprise ne consiste plus en ces mythiques journées marathoniennes à huis clos où l’on passait manuellement les références une par une – qui pourrait le faire dans un des grands entrepôts logistiques actuels – mais nous disposons d’un outil numérique qui nous facilite la tâche, ou qui la fait tout simplement pour nous.
