La implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA o WMS) representa uno de los hitos más significativos en la transformación digital de cualquier operación logística. Sin embargo, según estudios recientes del sector, hasta un 30% de los proyectos de implantación de SGA no alcanzan los resultados esperados debido a errores evitables en el proceso. En APPIA GROUP, con nuestra dilatada experiencia en el sector, hemos identificado los errores críticos que pueden comprometer el éxito de estos proyectos y, más importante aún, las estrategias para evitarlos.
Errores más comunes al implantar un SGA (WMS)
Error 1: Elegir un SGA únicamente por el precio
El error
Uno de los errores más comunes y costosos es evaluar un SGA exclusivamente por su precio inicial, ignorando factores críticos como funcionalidades, escalabilidad y retorno de inversión (ROI). Los expertos de APPIA GROUP aseguran que elegir un sistema de gestión de almacenes simplemente por su precio resulta muy caro en el futuro.
El Impacto
Esta decisión puede traducirse en:
- Falta de funcionalidades críticas para las operaciones específicas del almacén
- Necesidad de desarrollos personalizados costosos posteriores
- Sistema que no evoluciona con el crecimiento de la empresa
- Mayor coste total de propiedad (TCO) a largo plazo
Análisis exhaustivo de necesidades: Antes de evaluar proveedores, es fundamental mapear todos los procesos actuales del almacén, identificar puntos de dolor y definir requerimientos futuros.
Nuestro equipo de experto en soluciones logísticas asegura que las empresas deben tener claras algunas de la siguientes preguntas:
Preguntas clave antes de elegir un SGA
- ¿Qué volumen de pedidos procesas?
- ¿Cuántos almacenes dispones?
- ¿Gestionas diversos clientes?
- ¿Qué volumen de pedidos esperas procesar en los próximos 5 años?
- ¿Planeas expandir tu catálogo de productos?
- ¿Necesitarás gestionar productos con requerimientos especiales?
- ¿Trabajas con RF (radiofrecuencia)?
Criterios de evaluación integrales: Considerar funcionalidades, facilidad de integración con ERP, ecommerce, TMS o gestores de almacén, escalabilidad, soporte técnico (aspecto que desde APPIA GROUP consideramos muy recomendable), experiencia del proveedor en el sector específico, o en la operativa concreta de almacén, y referencias de clientes similares.
Error 2: Subestimar la importancia del mapeo de procesos
El Error
Proporcionar información incompleta o superficial sobre las operaciones del almacén al proveedor del SGA, asumiendo que «el software se adaptará a todo».
El Impacto
- Software que no se ajusta a la operativa real
- Procesos forzados que ralentizan las operaciones
- Resistencia del personal ante procedimientos ilógicos
- Necesidad de costosas personalizaciones post-implantación
La solución
En APPIA GROUP nos aseguramos de que nuestro equipo téncio experto en soluciones logísticas, tenga toda la información y conozca operativa y el comportamiento del almacén antes de iniciar la migración o instalación del software SGA.
Documentación exhaustiva:
Crear un mapeo detallado de todos los procesos, desde recepción hasta expedición, incluyendo excepciones y casos especiales. En APPIA GROUP, asignamos a un técnico experto en logística que se encargará de todo el proceso desde entender y conocer la operativa, hasta la migración y posterior servicio técnico.
Identificación de peculiaridades:
Es crucial identificar y comunicar todas las particularidades operativas: uso de contenedores, sistemas de picking específicos, gestión de lotes, requerimientos de trazabilidad, productos con necesidades especiales (temperatura, caducidad, peligrosos), integración con ERP, etc.
Sesiones de trabajo conjuntas: Establecer reuniones y visitas de trabajo con el proveedor donde se revisen casos reales de operación, permitiendo detectar incompatibilidades antes de la implementación. En APPIA GROUP nos aseguramos que tanto el técnico asignado como tu gestor de cuenta haga el proceso de compresión de operativa, almacén, necesidades e inquietudes contigo y tu equipo de trabajo.
Error 3: Insuficiente gestión del cambio y formación del personal
El Error
Transmitir expectativas irrealistas al equipo sobre la facilidad de la transición o, por el contrario, no prepararlos adecuadamente para los cambios operativos profundos que implica un SGA.
El Impacto
- Alta resistencia al cambio por parte de los operarios
- Errores operativos durante la fase de arranque
- Pérdida de productividad prolongada
- Posible sabotaje involuntario del sistema
- Turnover de personal experimentado
La solución
Planificación de formación estructurada:
Reservar tiempo suficiente para la formación, especialmente cuando se instalan nuevos dispositivos (terminales RF, sistemas de picking por voz, etc.). The Logistics World (2021) recomienda formar tres niveles de trabajadores:
Periodo de adaptación realista:
Commonwealth Supply Chain Advisors advierte que «cada implementación de WMS inicialmente conlleva una pérdida de productividad a corto plazo» debido a la curva de aprendizaje.
En APPIA GROUP, sabemos que implementar un SGA implica una transformación en el modelo organizativo y una nueva forma de trabajo diaria. Por eso, nos aseguramos de formar a tu equipo, y estamos con vosotros los primeros días de puesta en marcha, para asegurarnos que todo funciona correctamente, y que el caos o miedo del primer día no se apodera de tu equipo.
Error 4: Planificación de calendario poco realista
El Error
Diseñar un calendario de implementación demasiado optimista o elegir el peor momento del ciclo operativo para poner en marcha el proyecto. Esta falta de planificación temporal puede comprometer todo el proyecto.
El Impacto
- Go-live prematuro con sistema no probado adecuadamente
- Colapso operativo durante períodos de alta demanda
- Presión excesiva sobre equipos de implementación
- Errores críticos no detectados en fase de pruebas
La Solución
Calendario realista
Establecer hitos alcanzables que contemplen todas las fases: análisis, configuración, migración de datos, integración con ERP (por ejemplo), pruebas, formación y puesta en marcha. En APPIA GROUP recomendamos evaluar al menos tres meses antes del Go-live, aunque cada operativa conlleva unos timmings distintos, que nuestro equipo de experto acuerda en la primera fase.
Timing estratégico
En APPIA GROUP desaconsejamos implementar el programa SGA durante
- Temporadas de pico de demanda
- Periodos de cambios significativos en la operación
- Momentos de alta rotación de personal
- Fases de cambios en otros sistemas críticos (ERP, plataformas ecommerce o TMS)
Error 5: Fase de Pruebas Insuficiente
El Error
No dedicar tiempo suficiente a poner a prueba el SGA en todos los entornos y escenarios posibles antes del arranque definitivo. Como documenta The Logistics World (2021), «la primera versión del software WMS puede tener numerosos errores y fallar hasta un 30% o más de los scripts de prueba».
El Impacto
- Errores críticos detectados en producción
- Interrupciones operativas inesperadas
- Pérdida de confianza del equipo en el sistema
- Costes de corrección mayores
La Solución
Desarrollo de scripts de prueba completos
Los scripts deben abordar:
- (A) Funcionalidad normal: Operaciones estándar del día a día
- (B) Excepciones: Situaciones fuera de lo común pero predecibles
- (C) Errores de usuario: Comportamiento ante errores humanos
Los puntos B y C tienden a descuidarse pero son los más problemáticos durante la implementación.
Entorno de pruebas realista
Crear un entorno que replique las condiciones reales de operación, incluyendo volúmenes de datos similares a producción.
Pruebas de carga
Verificar el rendimiento del sistema bajo condiciones de estrés (picos de pedidos, múltiples usuarios simultáneos).
Pruebas de integración
Asegurar que todas las interfaces con otros sistemas (ERP, TMS, e-commerce) funcionan correctamente.
Periodo de marcha blanca
Realizar operaciones en paralelo (sistema antiguo y nuevo) durante un período determinado para garantizar coherencia de resultados.
Error 6: Gestión Deficiente de la Calidad de Datos
El Error
Migrar datos sin depuración previa o no establecer procesos rigurosos para mantener la calidad de la información. Como señala CIL Logística (2023), «si la información almacenada en el sistema no es precisa o actualizada, puede dar lugar a errores en la gestión del inventario y en la preparación de pedidos».
La Solución
Auditoría de datos pre-migración:
Realizar inventario físico completo y depuración de:
- Maestros de productos (códigos, descripciones, unidades de medida)
- Ubicaciones y estructura del almacén
- Stocks actuales y su exactitud
- Proveedores y clientes
- Parámetros operativos
Definición de estándares:
Establecer nomenclaturas y criterios únicos para codificación de productos, ubicaciones, lotes, etc.
Proceso de migración controlado:
Planificar cuidadosamente la migración de datos, con validaciones automáticas y revisiones manuales de datos críticos.
Gobernanza de datos:
Implementar procesos y responsabilidades claras para mantener la calidad de los datos una vez en producción.
Error 7: Falta de integración con otros sistemas
El error
No contemplar adecuadamente las integraciones necesarias con ERP, TMS, ecommerce, gestores de almacenamiento, agencias de transporte, hardware de almacén, o otros sistemas de la cadena de suministro, tratando al SGA como un sistema aislado.
El Impacto
- Islas de información desconectadas
- Doble captura de datos
- Errores por falta de sincronización
- Imposibilidad de tener visión integral de la operación
La Solución
Mapeo de integraciones temprano:
Identificar desde el análisis inicial todos los sistemas con los que debe integrarse el SGA y el tipo de información a intercambiar.
Especificación técnica detallada:
Definir claramente:
- Formato de datos (APIs, EDI, archivos planos)
- Frecuencia de sincronización
- Gestión de errores
- Prioridades y dependencias
- Comportamiento ante caídas de sistemas
Pruebas de integración exhaustivas:
Validar no solo que los datos se transfieren, sino que se procesan correctamente en ambos sistemas y que los procesos de negocio fluyen adecuadamente.
Error 8: No involucrar a la dirección
El Error
Tratar la implementación del SGA como un proyecto exclusivamente técnico o del departamento de logística, sin implicación de la dirección general. Como documenta LPM Consultoría (2024), «la Dirección debe estar involucrada y promover la implantación del software».
El Impacto
- Falta de recursos cuando se necesitan
- Decisiones críticas retrasadas
- Falta de autoridad para impulsar cambios organizativos necesarios
- Priorización inadecuada frente a otros proyectos
La Solución
Comunicación regular a dirección:
Establecer informes periódicos sobre avances, riesgos y necesidades de decisión.
Comité de proyecto multidisciplinar:
Involucrar a representantes de todas las áreas afectadas: logística, IT, comercial.
Asignación de recursos adecuada:
Garantizar que el equipo del proyecto tiene el tiempo y los recursos necesarios, liberándolo parcialmente de tareas operativas durante la implementación.
Error 9: Ignorar el soporte técnico post-implementación
El Error
No planificar adecuadamente el soporte técnico necesario después del go-live, asumiendo que el sistema funcionará perfectamente desde el primer día.
El Impacto
- Resolución lenta de incidencias críticas
- Acumulación de problemas menores que afectan la operación
- Frustración del equipo operativo
- Deterioro progresivo del rendimiento del sistema
La Solución
Soporte técnico adecuado:
En APPIA GROUP, no solo recomendamos, sino que nuestro servicio ya incluye soporte técnico y help desk para garantizar un soporte apropiado y especializado en soluciones logísticas.
Marcos Tardio, director de operaciones de APPIA GROUP, asegura que “para nuestros clientes, el hecho de saber que tienen a un departamento de soporte que te puede ayudar en cualquier incidencia del día a día, te da la tranquilidad de saber que tu almacén, tus proyectos y operarios no estarán inactivos durante mucho tiempo, sino que tendrás una solución rápida”
Hipersoporte inicial:
Planificar presencia intensiva de soporte durante las primeras semanas post go-live (on-site o disponibilidad inmediata).
Equipo interno de primer nivel:
Formar un equipo interno capaz de resolver incidencias básicas sin depender del proveedor.
Proceso de escalado claro:
Definir procedimientos claros de cómo reportar y escalar incidencias según su criticidad.
Mantenimiento evolutivo:
Planificar actualizaciones periódicas y mejoras continuas basadas en la experiencia de uso real.
Error 10: No Establecer KPIs y Métricas de Éxito
El Error
Implementar el SGA sin definir previamente indicadores claros que permitan medir objetivamente si el proyecto está alcanzando los objetivos esperados.
El Impacto
- Imposibilidad de demostrar el ROI de la inversión
- Desviaciones no detectadas a tiempo
- Falta de datos para mejora continua
- Decisiones basadas en percepciones en lugar de datos objetivos
La Solución
Definición de KPIs previos:
Antes de la implementación, documentar métricas baseline del almacén:
- Exactitud de inventario (objetivo: >99%)
- Tasa de error en preparación de pedidos
- Tiempo medio de preparación de pedido
- Productividad de picking (líneas/hora)
- Ocupación de almacén
- Costes operativos por pedido
Sistema de monitorización:
Es imprescindible que se conserve un registro de los miles de datos que se generan en el almacén, este aspecto permiti monitorizar KPIs como: ratio de líneas y pedidos preparados, porcentaje de ocupación por tipo de ubicación, órdenes expedidas completas.
Revisión periódica:
Establecer reuniones regulares de seguimiento para revisar KPIs y tomar decisiones de optimización.
Mejora continua:
Utilizar los datos del SGA para identificar constantemente áreas de mejora. En APPIA GROUP recomendamos que la implementación del SGA aporte una visión estratégica, no solo operativa. De esta forma, el SGA o WMS ayudará a identificar constantemente las áreas que necesitan optimización dentro de los procesos logísticos.
Casos de éxito y beneficios de un SGA bien implantado
Beneficios cuantificables de un SGA bien implementado.
Según algunos datos de APPIA GROUP, estos podrían ser unos datos reales cuantificables sobre el retorno de un Sistema de Gestión de Almacenes.
¿Qué dicen nuestros clientes?
Conclusión sobre la implantación de un SGA
La implementación exitosa de un SGA no es simplemente un proyecto tecnológico. Es una transformación organizativa que requiere planificación meticulosa, gestión del cambio efectiva y compromiso a todos los niveles de la organización. Los errores aquí descritos son evitables cuando se cuenta con el enfoque correcto y el asesoramiento adecuado.
En APPIA GROUP, nuestra experiencia nos ha enseñado que el éxito radica en tres pilares fundamentales:
- Análisis exhaustivo: Comprender profundamente la operación actual y las necesidades futuras antes de seleccionar tecnología.
- Gestión profesional del proyecto: Abordar la implementación como un proyecto de cambio organizativo, no solo tecnológico.
- Enfoque en las personas: El mejor software fracasará sin la aceptación y competencia de quienes lo utilizan diariamente.
Como conclusión, estudios recientes confirman que la implementación correcta de un SGA puede reducir errores de preparación de pedidos hasta en un 99%, aumentar la capacidad de almacenamiento y mejorar significativamente la productividad operativa. Sin embargo, estos beneficios solo se materializan cuando se evitan los errores críticos recogidos en este artículo.
La transformación digital del almacén es inevitable en el entorno competitivo actual. La cuestión no es si implementar un SGA, sino cómo hacerlo correctamente para maximizar el retorno de inversión y posicionar la operación logística como una ventaja competitiva real.
