Las empresas logísticas que se dedican a la exportación deben completar una serie de trámites para poder transportar las mercancías de un país a otro. Entre la documentación necesaria, encontramos la packing list. ¿En qué consiste exactamente y cómo se debe utilizar?
Una packing list es un documento con un listado de todos los productos que se importan o exportan, incluyendo información como la cantidad, el peso o las dimensiones de los paquetes. Esta lista debe ser lo más precisa y detallada posible. Su principal función es facilitar el trabajo de aduanas, pero también es útil para la empresa receptora de la mercancía y para las empresas de logística y transporte que tienen que gestionar su envío.
Además, hay que tener en cuenta que la packing list es obligatoria para envíos aéreos o marítimos, ya que sin este documento no nos emitirán la air waybill o la bill of landing respectivamente. En el caso de que no la tengamos, corremos el riesgo de que la mercancía quede bloqueada en la aduana.
Aunque solo es estrictamente necesaria para envíos internacionales, también se suele utilizar en envíos nacionales para realizar una correcta trazabilidad de los productos y, como hemos comentado, facilitar la tarea a la empresa transportista y a la receptora.
Modelos de packing list
La packing list se puede adaptar a cada empresa y tipología de mercancías que transportamos, pero hay una serie de campos obligatorios:
- Fecha del envío.
- Datos del exportador: Nombre, dirección y documento de identificación de la empresa o persona que envía la mercancía.
- Datos del importador: Nombre, dirección y documento de identificación de la empresa o persona que recibe la mercancía.
- Número de factura de la mercancía incluida en la packing list.
- Peso y dimensiones de los paquetes.
- Peso y dimensiones de los productos.
- Descripción de cada paquete.
- Cantidad total de paquetes del envío.
Además, se pueden incluir otros datos útiles, códigos arancelarios o el valor económico de la mercancía (muy útil a efectos del seguro de transporte). En esta guía del ICEX encontrarás todos los detalles sobre la packing list y otros documentos de exportación.
A pesar de que parezca una simple lista con finalidades burocráticas, la packing list es un documento esencial en el transporte internacional, tanto para asegurar que las mercancías lleguen a su destino sin trabas en la aduana como para facilitar su trazabilidad. Esto es especialmente crítico si se transportan mercancías perecederas, ya que una packing list incompleta o errónea puede provocar que la mercancía quede retenida durante varios días. Por ello, debemos asegurarnos de realizarla correctamente y con todos los datos necesarios.
Nuestra recomendación es que, si la empresa no tiene experiencia en exportación o exporta a nuevos mercados, cuente en primer lugar con un SGA que le permita tener toda la información necesaria sobre la mercancía.
