Hoy en día, la frase de «el tiempo es oro» se ha hecho realidad de una forma impensable: Los clientes valoran rapidez en la entrega tanto como el precio de los artículos, uno de los efectos del auge del e-commerce. Así, para una empresa de distribución logística, la optimización del tiempo es esencial, y aquí es donde entra el juego el lead time.
¿Qué es el lead time?
Se trata del tiempo tiempo transcurrido desde el inicio de un proceso hasta su finalización, o desde la realización de un pedido hasta la entrega del producto. También se conoce como tiempo de respuesta o tiempo de ciclo.
Este concepto es clave en la cadena de suministro porque se utiliza para planificar y controlar las operaciones logísticas de manera eficiente: Cumplir con los plazos de entrega, gestionar los inventarios y, sobre todo, satisfacer las expectativas de los clientes.
Clasificación del lead time según el proceso o etapa
Lógicamente, cada proceso o etapa de la cadena de suministro tendrá su propio lead time, ya que no podemos aplicar un solo criterio para medir el tiempo de todas las partes de la cadena de suministro. ¿Cuáles son los ejemplos más habituales de lead time?
- Lead time de aprovisionamiento: Es el tiempo necesario para adquirir los materiales o componentes necesarios para la producción. Incluye la emisión de la orden de compra, el tiempo de procesamiento, la fabricación y el transporte hasta la instalación.
- Lead time de producción: Es el tiempo requerido para fabricar un producto desde el inicio hasta la finalización. Incluye las etapas de producción, ensamblaje y pruebas.
- Lead time de entrega: Es el tiempo necesario para entregar un producto al cliente desde el momento en que se realiza el pedido. Incluye el procesamiento del pedido, la preparación del producto, el embalaje, el transporte y la entrega final. Es el punto más crítico de cara al cliente final, ya que normalmente se comercializan los productos ya fabricados, por lo que los dos lead time anteriores no son percibidos por el cliente final de un e-commerce, aunque sí lo suelen ser por un cliente de B2B para el que se fabrica bajo demanda.
- Lead time de reabastecimiento: Se refiere al tiempo necesario para reponer los niveles de inventario agotados. Incluye la detección de la necesidad de reabastecimiento, el procesamiento de la orden, la preparación del producto y el tiempo de entrega.
¿Por qué es importante el lead time en logística?
Como hemos indicado, medir el lead time en logística es esencial para una gestión eficiente de la cadena de suministro, ya que nos proporciona información valiosa para la planificación, el cumplimiento de plazos, la gestión de inventarios y la mejora continua. Para medir de forma eficiente y precisa el lead time, necesitamos contar con un SGA o sistema de gestión de almacén, ya que dados los grandes volúmenes de pedidos que se gestionan hoy en día, no es posible hacer los cálculos manualmente. ¿Cómo nos ayuda la medición del lead time?
- Podemos cumplir los plazos de entrega con más eficiencia, ya que nos permite estimar con precisión cuánto tiempo llevará completar un proceso o entregar un producto. Por ejemplo, nos ayuda a identificar demoras y cuellos de botella en la cadena de suministro, lo que permite tomar medidas correctivas para evitar retrasos y garantizar la entrega puntual.
- Mejoramos la planificación de la capacidad y los recursos necesarios para cumplir con la demanda, como por ejemplo a la hora de programar las operaciones de producción, ajustar los niveles de inventario, asignar personal y coordinar los envíos de forma eficiente.
- Optimizamos la gestión de inventario: Por ejemplo, si el lead time es largo, se requerirá un inventario más grande para mantener los niveles de servicio deseados; si el lead time es corto, los niveles de inventario pueden reducirse. Esto contribuirá a minimizar los costes de almacenamiento y evitar la escasez de productos.
- Proporciona una base para la mejora continua. Al monitorear y comparar los lead times en diferentes etapas y procesos, se pueden identificar áreas de ineficiencia y oportunidades de optimización. La reducción del lead time a lo largo del tiempo permite lograr una mayor eficiencia, reducir costes, incrementar la satisfacción del cliente y ganar ventaja competitiva.
¿Cómo podemos reducir el lead time y mejorar nuestra eficiencia logística?
Para que el lead time nos sea útil, no solo tenemos que medirlo, sino intentar reducirlo al máximo, evidentemente sin perder calidad en ningún punto de la cadena de suministro, sino optimizando las áreas donde detectemos ineficiencias. ¿Cómo podemos hacerlo?
1. Análisis y optimización de procesos
Lo primero que debemos hacer es analizar exhaustivamente cada etapa de nuestros procesos, para identificar posibles cuellos de botella, retrasos y ineficiencias. Una vez hemos identificado las áreas problemáticas, implementaremos las mejoras oportunas, como automatizar tareas, simplificar flujos de trabajo o eliminar pasos innecesarios.
2. Mejora de la comunicación y la colaboración
Una comunicación fluida y una colaboración efectiva son cruciales para reducir el lead time. Para ello, necesitamos contar con un SGA que permita el intercambio de información en tiempo real y sin errores entre todas las partes implicadas. Esto permitirá una mejor coordinación, una toma de decisiones más rápida y una resolución ágil de problemas.
3. Gestión eficiente de los inventarios
Un inventario bien gestionado es fundamental para reducir el lead time. Debemos analizar nuestra demanda y patrones de consumo para determinar los niveles de inventario óptimos, e implementar técnicas como el just in time. Al mantener inventarios adecuados y evitar excesos o escasez, podremos acelerar los procesos y reducir el tiempo de espera.
4. Contar con proveedores de confianza
La colaboración con los proveedores puede ser clave para reducir el lead time. Podemos explorar opciones como acuerdos de entrega más rápidos, programas de suministro en consignación o la integración de proveedores en nuestra cadena de suministro.
5. La tecnología, la gran aliada
Hoy en día, es prácticamente imposible reducir el lead time sin contar con la tecnología, como ya hemos avanzado. Gracias a la implementación de sistemas avanzados de gestión de almacenes (WMS), de software de planificación de recursos empresariales (ERP) y de soluciones de seguimiento y localización, podremos tener una mayor visibilidad de las operaciones, optimizar las rutas de transporte, automatizar tareas y tomar decisiones basadas en datos precisos y en tiempo real.
En resumen, reducir el lead time en logística es esencial para mejorar la eficiencia de la cadena de suministro, una tarea que hoy en día puede resultar extremadamente compleja si no contamos con la tecnología adecuada, debido a los altos volúmenes de pedidos que se manejan y a la gran cantidad de factores que influyen en la propia cadena de suministro.
